Boekhouding van ruiltransacties

Boekhouding van ruiltransacties

Het moeilijke economische klimaat van de afgelopen jaren heeft ertoe geleid dat steeds meer bedrijven gebruik maken van ruiltransacties, waarbij zij hun producten en diensten inruilen voor andere producten en diensten. Veel bedrijven gaan er ten onrechte van uit dat zij deze transacties niet hoeven te verantwoorden. Het bijhouden van ruiltransacties is vereist door de IRS en is essentieel voor het nauwkeurig bepalen van de financiële gezondheid van uw bedrijf.

Wanneer u voor andere goederen en diensten ruilt, investeert u nog steeds tijd en middelen om het artikel waarin u handelt, te verkopen. U ontvangt eenvoudigweg een ander goed dan contant geld in ruil voor uw product of dienst. Het niet-verantwoorden van ruiltransacties komt overeen met het niet-verantwoorden van inkomsten en uitgaven. Het is onmogelijk om te bepalen hoe goed uw bedrijf het doet als u geen nauwkeurige financiële overzichten kunt opstellen.

Het vastleggen van deze transacties is vrij eenvoudig als u ze in afzonderlijke delen opsplitst. Bij ruilhandel vinden er twee transacties plaats: 1) je verkoopt iets en 2) je koopt iets. De meest verwarrende factor kan het bepalen van de waarde van de transactie zijn. IRS-richtlijnen vereisen dat u de transactie waardeert tegen de reële marktwaarde van het ontvangen item. In de meeste gevallen is de marktwaarde al bekend; dit is de normale verkoopprijs van het artikel. De verkoop van uw goederen of diensten wordt gewaardeerd tegen de aankoopprijs van de goederen die u ontvangt.

Uiteraard dient u ook de ontvangst van het artikel te noteren. Als het item dat u ontvangt een geldige zakelijke uitgave is, registreert u dit op dezelfde manier als wanneer u contant zou betalen. In plaats van contant betaalde u met uw goederen of diensten. Als het voorwerp dat u ontvangt voor persoonlijk gebruik is, moet u dit registreren alsof u contant geld uit uw bedrijf hebt opgenomen (opname, salarisvoorschot, enz.). Laten we een voorbeeld bekijken om te zien hoe het in de praktijk werkt:

Een ontwerper ruilt zijn website-ontwerpdiensten in voor gratis verhuur gedurende twee maanden. Zijn huur bedraagt ​​doorgaans $ 800/maand. De ontwerper zou de transactie noteren op $ 1.600, de waarde van twee maanden huur. Omdat huur een zakelijke uitgave is, debiteert hij 'Huurkosten' en crediteert 'Inkomsten' voor $ 1.600.

Uitwisselingen worden ook steeds gebruikelijker. Wanneer u via een beurs handelt, handelt u via een externe organisatie voor “Punten”. U kunt punten verdienen door uw goederen en diensten aan andere leden van de organisatie te verkopen en deze punten toe te passen wanneer u iets vindt dat u wilt kopen.

Wanneer u handelt met een wisseldienst, is het belangrijk om te begrijpen dat wisselinkomsten op contanten zijn gebaseerd. Wanneer iemand uw diensten ‘koopt’ met handelskrediet of punten, heeft u een rapporteerbaar inkomen verdiend. Het feit dat u uw handelsfondsen niet heeft uitgegeven, is niet relevant. Wanneer u uw handelssaldo uitgeeft, registreert u de uitgaven op dezelfde manier alsof u rechtstreeks handelt (normale zakelijke uitgaven of persoonlijke trekkingen).

De eenvoudigste manier om rekening te houden met uitwisselingen is door een ‘bankrekening’ in uw boeken aan te maken, genaamd ‘uitwisselingen’. Wanneer u iets via een beurs verkoopt, stort dan een storting op de bankrekening van Barter Exchanges en crediteer 'Inkomsten'. Wanneer u iets op de aandelenmarkt koopt, kunt u eenvoudigweg “een cheque uitschrijven” en de betreffende onkostenrekening debiteren. Met deze methode heeft u een volledig overzicht van alle transacties die via uw wisselrekening zijn gedaan en heeft u uw inkomsten en uitgaven goed bijgehouden. U kunt het afstemmen van uw wisselrekening ook onderdeel maken van uw normale maandelijkse afsluitingsproces.

Een goede boekhouding voor beide soorten uitwisselingen is essentieel om uw inkomsten en uitgaven nauwkeurig weer te geven. Wanneer u directe uitwisselingen registreert, registreert u in wezen een verkoop en een aankoop. In plaats van twee transacties vast te leggen - één waarbij u iets voor contant geld heeft verkocht en één waarbij u iets met contant geld heeft gekocht - registreert u één transactie en slaat u het contante geld over. Ruiltransacties zijn vergelijkbaar met contante transacties; U heeft alleen een wisselbankrekening nodig om ze vast te leggen. Vergeet in ieder geval niet om een ​​papieren spoor bij te houden en dit als een uitwisseling te registreren. Zie voor meer informatie het IRS-document 'Records for Exchange Transactions'.