Contabilità delle operazioni di baratto

Contabilità delle operazioni di baratto

Il difficile clima economico degli ultimi anni ha portato sempre più aziende a ricorrere a transazioni di baratto, in cui scambiano i propri prodotti e servizi con altri prodotti e servizi. Molte aziende presumono erroneamente di non dover rendere conto di queste transazioni. La contabilità delle transazioni di baratto è richiesta dall'IRS ed è essenziale per determinare con precisione la salute finanziaria della tua azienda.

Quando scambi con altri beni e servizi, stai comunque investendo tempo e risorse per vendere l'oggetto che stai scambiando. Ricevi semplicemente una merce diversa dai contanti in cambio del tuo prodotto o servizio. La mancata contabilizzazione delle operazioni di baratto corrisponde alla mancata contabilizzazione delle entrate e delle uscite. È impossibile determinare l'andamento della tua attività se non puoi preparare rendiconti finanziari accurati.

Registrare queste transazioni è abbastanza semplice se le suddividi in singole parti. Nel baratto si verificano due transazioni: 1) vendi qualcosa e 2) compri qualcosa. Il fattore più confuso può essere la determinazione del valore della transazione. Le linee guida dell'IRS richiedono di valutare la transazione al valore equo di mercato dell'oggetto ricevuto. Nella maggior parte dei casi il valore di mercato è già noto: si tratta del normale prezzo di vendita dell'articolo. La vendita dei tuoi beni o servizi sarà valutata al prezzo di acquisto dei beni che riceverai.

Naturalmente è necessario annotare anche la ricevuta dell'articolo. Se l'articolo che ricevi è una spesa aziendale valida, registralo come faresti se pagassi in contanti. Invece che in contanti, hai pagato con i tuoi beni o servizi. Se l'oggetto che ricevi è per uso personale, devi registrarlo come se avessi prelevato contanti dalla tua attività (prelievo, anticipo sullo stipendio, ecc.). Facciamo un esempio per vedere come funziona nella pratica:

Un designer scambia i suoi servizi di progettazione di siti web con un noleggio gratuito per due mesi. Il suo affitto è in genere di $ 800 al mese. Il designer registrerebbe la transazione a 1.600 dollari, il valore di due mesi di affitto. Poiché l’affitto è una spesa aziendale, addebiterebbe “Spese di affitto” e accrediterebbe “Reddito” per $ 1.600.

Anche gli scambi stanno diventando sempre più comuni. Quando fai trading attraverso una borsa, stai facendo trading attraverso un'organizzazione terza per "Punti". Puoi guadagnare punti vendendo i tuoi beni e servizi ad altri membri dell'organizzazione e applicando tali punti quando trovi qualcosa che desideri acquistare.

Quando si fa trading con un servizio di cambio, è importante capire che il reddito di cambio è basato sul contante. Quando qualcuno “acquista” i tuoi servizi utilizzando credito commerciale o punti, hai guadagnato un reddito dichiarabile. Il fatto che tu non abbia speso i tuoi fondi di trading non è rilevante. Quando spendi il tuo saldo di trading, registra le spese come se stessi facendo trading direttamente (normali spese aziendali o prelievi personali).

Il modo più semplice per tenere conto degli scambi è creare un "conto bancario" chiamato "scambi" sui tuoi libri. Quando vendi qualcosa tramite uno scambio, effettua un deposito sul conto bancario di Barter Exchanges e accredita il "Reddito". Quando acquisti qualcosa in borsa, puoi semplicemente “scrivere un assegno” e addebitare l’apposito conto spese. Con questo metodo, hai una registrazione completa di tutte le transazioni effettuate tramite il tuo conto di scambio e hai registrato correttamente le tue entrate e uscite. Puoi anche rendere la riconciliazione del tuo conto di scambio parte del normale processo di chiusura mensile.

Una corretta contabilità per entrambi i tipi di scambi è essenziale per riflettere accuratamente le entrate e le uscite. Quando registri gli scambi diretti, stai essenzialmente registrando una vendita e un acquisto. Invece di registrare due transazioni, una in cui hai venduto qualcosa in contanti e l'altra in cui hai acquistato qualcosa in contanti, registri una transazione e salti i contanti. Le transazioni di baratto sono simili alle transazioni in contanti; Hai solo bisogno di un conto bancario di scambio per registrarli. In ogni caso ricordatevi di conservare una traccia cartacea e di registrarlo come scambio. Per ulteriori informazioni, consultare il documento IRS "Record for Exchange Transactions".