Contabilización de transacciones de trueque

Contabilización de transacciones de trueque

El difícil clima económico de los últimos años ha llevado a que cada vez más empresas utilicen transacciones de trueque, en las que intercambian sus productos y servicios por otros productos y servicios. Muchas empresas suponen incorrectamente que no necesitan contabilizar estas transacciones. El IRS exige la contabilidad de las transacciones de trueque y es esencial para determinar con precisión la salud financiera de su empresa.

Cuando intercambia por otros bienes y servicios, todavía está invirtiendo tiempo y recursos para vender el artículo que está intercambiando. Simplemente recibe un bien distinto del efectivo a cambio de su producto o servicio. La no contabilización de operaciones de trueque corresponde a la no contabilización de ingresos y gastos. Es imposible determinar qué tan bien le está yendo a su negocio si no puede preparar estados financieros precisos.

Registrar estas transacciones es bastante fácil si las divides en partes individuales. En el trueque se producen dos transacciones: 1) vendes algo y 2) compras algo. El factor más confuso puede ser determinar el valor de la transacción. Las pautas del IRS requieren que usted valore la transacción al valor justo de mercado del artículo recibido. En la mayoría de los casos, el valor de mercado ya se conoce: es el precio de venta normal del artículo. La venta de sus bienes o servicios se valorará al precio de compra de los bienes que reciba.

Por supuesto, también debes anotar la recepción del artículo. Si el artículo que recibe es un gasto comercial válido, regístrelo de la misma manera que lo haría si pagara en efectivo. En lugar de efectivo, pagó con sus bienes o servicios. Si el artículo que recibe es para su uso personal, deberá registrarlo como si hubiera retirado dinero en efectivo de su negocio (giro, anticipo de sueldo, etc.). Veamos un ejemplo para ver cómo funciona en la práctica:

Un diseñador cambia sus servicios de diseño de sitios web por un alquiler gratuito durante dos meses. Su alquiler suele ser de 800 dólares al mes. El diseñador registraría la transacción en 1.600 dólares, el valor de dos meses de alquiler. Dado que el alquiler es un gasto comercial, debitaría “Gastos de alquiler” y acreditaría “Ingresos” por $1,600.

Los intercambios también son cada vez más comunes. Cuando opera a través de un intercambio, está operando a través de una organización de terceros para obtener "Puntos". Puede ganar puntos vendiendo sus bienes y servicios a otros miembros de la organización y aplicando esos puntos cuando encuentre algo que desee comprar.

Al operar con un servicio de cambio, es importante comprender que los ingresos por cambio se obtienen en efectivo. Cuando alguien "compra" sus servicios mediante crédito comercial o puntos, usted ha obtenido ingresos declarables. El hecho de que no haya gastado sus fondos comerciales no es relevante. Cuando gaste su saldo comercial, registre los gastos de la misma manera que si estuviera operando directamente (gastos comerciales normales o retiros personales).

La forma más sencilla de contabilizar los intercambios es configurar una "cuenta bancaria" llamada "intercambios" en sus libros. Cuando vende algo a través de un intercambio, haga un depósito en la cuenta bancaria de Barter Exchanges y acredite "Ingresos". Cuando compra algo en el mercado de valores, simplemente puede "escribir un cheque" y debitar la cuenta de gastos correspondiente. Con este método, usted tiene un registro completo de todas las transacciones realizadas a través de su cuenta de intercambio y ha registrado adecuadamente sus ingresos y gastos. También puede hacer que la conciliación de su cuenta de intercambio forme parte de su proceso de cierre mensual normal.

La contabilidad adecuada de ambos tipos de intercambios es esencial para reflejar con precisión sus ingresos y gastos. Cuando registra intercambios directos, esencialmente está registrando una venta y una compra. En lugar de registrar dos transacciones, una en la que vendió algo en efectivo y otra en la que compró algo en efectivo, registra una transacción y omite el efectivo. Las transacciones de trueque son similares a las transacciones en efectivo; Sólo necesitas una cuenta bancaria de cambio para registrarlos. En cualquier caso, recuerda llevar un rastro en papel y registrarlo como un intercambio. Para obtener más información, consulte el documento del IRS "Registros de transacciones cambiarias".